Ook al is er geen kant en klare evenementenmanager module, het is wel mogelijk om het beste te combineren van wat de paddle store ons al te bieden heeft in combinatie met andere online tools. Hieronder leggen we ook hoe je dit het beste kunt bereiken.


Ingrediënten:

- 1x webformulieren (module)

- 1x kalender (module)

- 1x Zapier account


Hoe te bereiden?

Hieronder vind je een eenvoudig stappenplan met een heerlijke evenementenmanager tot resultaat. Let's cook!


Deel 1 - creëer content

  • maak een kalender item aan. Bijvoorbeeld:


  • Maak een formulier aan, voeg velden toe voor alle informatie die je van de deelnemers wil ontvangen. Hou webformulieren zo kort mogelijk. 
  • We geven de bezoekers de keuze tussen 3 verschillende data te kiezen. Hoe we deze 3 data gaan beheren, komt in deel 3 aan bod.


Deel 2 - koppel met Zapier

Omdat je niet weet voor welke datum gekozen is, willen we dit graag bijhouden en ook willen we graag een seintje wanneer een sessie vol zit. Om dit te kunnen doen maken we gebruik van Zapier (www.zapier.com). Zapier maakt het mogelijk allerlei online tools met elkaar te koppelen. Zeker de moeite waard om eens alle mogelijkheden te bekijken. Ook heb je Google Spreadsheets nodig (https://www.google.com/sheets/about/).


Ga naar Zapier, log in of registreer je en kies de volgende koppeling.


Maak een Google Sheet aan en geeft in de eerste rij de 3 kolommen de volgende headers:

  • datum van inzending
  • naam
  • inhoud bericht


Doorloop nu de stappen in Zapier zoals duidelijk aangegeven. Je moet op een gegeven moment de 2 bovengenoemde headers koppelen met velden. Doe dit als volgt:

  • datum van inzending -> raw date
  • naam -> from
  • inhoud bericht -> body plain

Zorg er natuurlijk voor dat het e-mail adres dat je instelt in Zapier ook een mail ontvangt vanuit het webformulier. Stel hier de naam van de inzender in als 'From'-veld.

Deel 3 - bekijk de inzendingen per datum (of sessie, locatie)


Zorg er nu voor dat je precies weet hoeveel personen er bij welke sessie aanwezig zal zijn.

Maak een extra werkblad aan in Google Spreadsheet en maak iets zoals dit:


In het vakje achter 10 maart, waar nu 1 staat, plaats je de volgende formule: 

=(COUNTIF(Sheet1!C:C,"*10 maart*"))


Nu wordt elke keer wanneer er een inzending binnenkomt die 10 maart heeft gekozen, het aantal deelnemers opgeteld. Zou hou je een mooi overzicht van het aantal inzendingen op verschillende data. Uiteraard is dit ook perfect toepasbaar op locaties, sessies e.d.


Succes!